Центр консалтинга ИННОВАЦИЯ приступил к внедрению в собственном подразделении, занимающимся независимой оценкой, системы электронного документооборота. Немного расскажем о целях внедрения данной системы:
Предисловие:
Результат оценочной деятельности в любой компании, работающей на территории Российской Федерации (согласно с Федеральным законом об оценке и стандартам оценки) - это отчет об оценке. Этот документ содержит всю необходимую информацию об объекте оценки, оценщиках, проводящих оценку, подробное описание используемых подходов и методов оценки, информацию об аналогах оцениваемого объекта. Отчет, состоящий как правило из 8-12 разделов насчитывает в среднем 40-60 страниц текстового материала, буквально пронизанного номерами используемых документов, фамилий собственников, площадей помещений, параметров объектов оценки.
Большинство оценочных компаний формирует отчет на основании шаблона, то есть предыдущего отчета об оценке аналогичного объекта. И в этом кроется самая большая проблема оценочной деятельности - опечатки. Отчет предназначается чаще всего в банки и страховые компании, и если там находят ошибку - отчет возвращают на доработку. Для выявления опечаток, возврата отчетов, подмены отчета новыми (исправленными) версиями в банках и страховых компаниях создаются целые отделы, сотрудники которых занимаются изучением документов.
При этом следует отметить, что отчет об оценке хоть и регламентируется рекомендациями об оценочной деятельности, но отличается у разных компаний друг от друга. В результате специалисту в банке приходится каждый раз читать новый документ, перестраиваясь на стиль изложения материала. Для упрощения работы банковских служащих многие банки внедряют систему аккредитации оценочных компаний, в процессе которой, помимо проверки самой оценочной компании банк навязывает собственную форму отчета об оценке. Навязанная форма формально ничем не отличается от "родной" формы оценочной компании, она всего-лишь помогает банку проверить отчет быстро.
Центр независимой оценки ИННОВАЦИЯ внедряет новую систему работы с документами
Проходя очередную аккредитацию в очередном банке мы столкнулись с проблемой, когда у оценщика в арсенале появилось несколько форм отчетов, что в буквальном смысле провоцировало ошибку, то есть оценщик мог элементарно перепутать форму отчета для той или иной организации. Сделать единую форму не представлялось возможным.
В арсенале компании есть люди, обладающие навыками внедрения систем автоматизации бизнес-процессов, есть программисты, и в результате чего через несколько месяцев в компании появился, и довольно быстро прижился программный комплекс по формированию отчетов об оценке типовых объектов под конкретные требования банков. На практике процесс работы оценщика с различными потребителями отчетов теперь выглядит следующим образом (кратко):
При поступлении заказа на проведение оценки типового объекта (оценка квартиры, комнаты, земельного участка) для конкретного банка специалист раскрывает форму соответствующего банка, работает в форме не задумываясь о требованиях банка. Все требования для него уже продиктованы формой.
В результате система формирует отчет в точном соответствии требованиям банка, а самое главное - службе качества не приходится проверять весь отчет в поиске ошибок, достаточно запросить в системе соответствующий отчет, и проверять только вводимые оценщиком данные.
Обмен данными внутри специалистов компании
Новая система формирования отчета имеет еще одно очень важное свойство - позволяет быстро и просто передать отчет в зашифрованном виде от одного сотрудника к другому. Это очень важно при проверке отчета, когда из отдела независимой оценки недвижимости отчет поступает в службу контроля качества нашей компании. Отчет в виде архива зашифрованных данных формируется программой, переправляется другому сотруднику, где раскрывается такой же программой. Размер архива - от 100 кБ до 2 мБ. Для сравнения - полноценный отчет об оценке имеет объем от 7 до 14 Мб, а функционально ничем не отличается.
Более подробное описание программного продукта скоро появится на страницах нашего сайта.
Перспектива
В перспективе развития программного продукта - его внедрение у наших партнеров.
